档案信息化建设管理制度

档案信息化就是在档案管理部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和提供利用服务。

信息系统的开发与实施应充分考虑档案管理的要求。

一、电子文件的归档 

（一）电子文件归档要求及功能应嵌入文件生成系统。学校各部门各种信息系统生成的文本、图形、图像、数据等类型电子文件归档范围应参照纸质文件归档范围确定。音频、视频、多媒体等类型电子文件及数据库的归档范围应根据相关规定和需要确定。

（二）学校各部门信息系统所形成的电子文件的元数据、背景信息，以及生成非通用电子文件格式的软件等应与电子文件一并归档。

（三）具有永久保存价值的电子文件，必须同时生成纸质文件，归档时，电子文件与相应的纸质文件一并归档。

（四）归档的电子文件数据格式应易于识读、迁移。电子文件格式符合国家标准要求即：GB/T18894。

（五）归档的电子文件应经鉴定、整理、审核，文件形成部门应负责确保归档电子文件具备真实性、可靠性、完整性和可用性。

（六）归档电子文件的移交和接收工作可在网上进行，但必须履行相应的交接手续。

（七）加密的电子文件归档时一般应解密，必须加密归档的电子文件应与其解密软件和说明文件一并归档。

（八）电子档案移交单位应当将已归档的电子文件在本单位至少保存5年。

二、传统载体档案数字化 

（一）根据学校档案保管和利用的实际需要，对永久保存传统载体档案实施数字化，对长期（30年）保存的档案有选择性地保管。

（二）纸质档案数字化应符合DA/T31—2017的要求，缩微胶片数字化应符合DA/T43 的要求。

（三）照片档案和声像档案数字化文件格式按DA/T32的要求，数字化生成的档案副本档号应与原档案对应。

三、电子档案的整理与保管 

（一）学校电子档案参照纸质档案分类方案进行整理。

（二）电子档案应存储到脱机载体上，电子文件的形成部门应将电子文件信息传输到指定的服务器，信息部门需做好共享服务器权限设置和电子档案异地备份工作脱机存储电子档案的载体或装具上应贴有注明载体序号、电子档案号、密级、保管期限、存入日期等内容的标签、电子档案载体应设置成禁止写操作的状态。

（三）存储在脱机载体上的电子档案应一式二套，一套封存保管，一套提供利用。

（四）超过保管期限的电子档案的鉴定和销毁，按照纸质档案的有关规定执行， 对确认销毁的电子档案应有销毁文件目录存档。

四、档案网络化服务 

（一）档案室建立室藏档案目录数据库，并逐步实现重要档案的全文检索。

（二）对数字化档案和各信息系统归档的电子文件，档案室将根据设定的利用权限提供及时有效的网络化服务。

（三）学校档案管理系统采取身份认证、权限控制、加装防火墙等保密措施。

（四）学校档案管理服务器应采取可靠的备份、恢复措施。

（五）各信息系统应有生成电子文件自动归档功能的模块或接口。

五、档案管理系统软件 

（一）档案管理系统软件的配置将充分考虑信息化建设的发展和需要。

（二）档案管理软件系统要具备收集整编、数据管理、检索浏览、借阅管理、统计汇总、权限设置、安全保密、系统维护等基本功能。

（三）档案管理系统与各信息系统之间衔接，并能接收和兼容各信息系统生成的电子文件。