湘潭理工学院电子文件归档与管理办法

第一章 总 则

第一条 为适应新时代信息化建设需要，规范电子文件的归档与管理工作，确保电子文件安全有效利用，根据《中华人民共和国档案法》及上级有关规定，结合我校实际，特制定本办法。

第二条 电子文件（基本术语见附件一）按照学校统一标准、档案科分类指导、部门协调配合、集中归档的原则进行管理。

第二章  职 责

第三条 校属各单位的职责：

（一）在原有档案管理工作格局的基础上，明确兼职档案员为电子文件管理员，负责本单位电子文件的收集、管理和移交。

（二）细化电子文件归档管理制度，将电子文件的整理归档工作纳入电子文件承办人的工作职责。

（三）对电子文档的保密性进行确认。

第四条 档案馆的职责：

（一）对电子档案的形成、积累、归档、保管、移交进行指导；负责对电子文件归档管理的检查、监督和开发利用。

（二）配备与业务部门相互兼容的计算机及软、硬件系统，保证归档电子文件的有效识读和数据管理。

（三）组织全校档案人员集中培训学习，逐步掌握计算机和电子文档管理系统的操作技能。

第三章  收 集

第五条 各单位在主要职能活动中产生的电子文件，凡有查考利用价值的均应定期制作文件备份，并及时拷贝进行脱机保存；盘片上要用汉字标明文件名称及拷贝时间，放入专用装具内积累、妥善保管；采用物理归档归到档案馆后的电子文件，仍要在本单位保留一年后方可删除或销毁。

第六条 电子文件类型

本办法推荐采用的载体，按优先顺序依次为：光盘、磁带、移动硬盘、U盘等。不允许用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体。

(一)电子文件稿本

电子文件按其稿本分为草稿、定稿和正式电子文件。

1.定稿电子文件：用计算机起草文件时形成的最后一稿电子文件，记录了文件的最后修改结果，有重要凭证、依据价值，收集时需落实必要的签字手续，明确公文拟稿、核稿、签发等环节的责任者；对特别重要文件的历次草稿需要保存时，每一稿应以不同标识加以区别。

2.正式电子文件：将修改、签发完的定稿电子文件正式制作完毕，能行使其文件的职能，其标识应以正式文件文号注明；正式电子文件必须进行禁止写操作的技术处理，文本文件用PDF格式存储，以确保其真实性和有效性。

(二)电子文件信息类型

电子文件类型有文本文件、图像文件、图形文件、影像文件、声音文件、多媒体文件、超媒体链结文件、程序文件和数据库文件等。

1.文本文件：指用计算机文字处理技术形成的文字文件、表格文件等，收集时应注明文件存储格式、文字处理工具等，必要时同时保留文字处理工具软件；归档时应重点收集定稿电子文件和正式电子文件；文字型电子文件以XML、RTF、TXT等为通用格式，归档前应转换为PDF格式，以确保电子文件的真实性和不可改动。

2.图像文件：指用扫描仪、数码相机等外部设备获得的静态图像文件；对用扫描仪等设备获得的采用非通用格式的图像电子文件，收集时应将其转换为通用格式，如无法转换，则应将相关软件一并收集；扫描型电子文件以JPEG、TIFF等为通用格式。

3.图形文件：指采用计算机辅助设计或绘图工具获得的静态图形文件，归档时应注意其设备依赖性、易修改性等问题，不要遗漏相关软件及各种数据信息；对用计算机辅助设计或绘图等设备获得的图形电子文件，收集时应注明其软硬件环境和相关数据，图形文件一般采用通用格式。

4.视频文件：指用数码摄像机、视频采集卡等视频设备获得的动态图像文件；对用视频或多媒体设备获得的文件以及用超媒体链接技术制作的文件，应同时收集其非通用格式的压缩算法和相关软件；要归档的视频和多媒体电子文件以MPEG、AVI为通用格式。

5.音频文件：指用音频设备获得并经计算机处理的文件，归档时应注意收集其属性标识和相关软件；音频电子文件以WAV、MP3为通用格式。

6.超媒体链接文件：指用计算机超媒体链接技术制作的文件。

7.计算机程序文件：指计算机使用的商用或自主开发的系统软件、应用软件等。

8.数据库文件：指用计算机软硬件系统进行信息处理等过程中形成的各种管理数据、参数等；数据库文件以DBF、XLS文件为通用格式。

对用专用软件产生的电子文件原则上应转换成通用型电子文件，如不能转换，收集时则应连同专用软件一并收集归档。

第七条 电子文件的整理：

(一)把带有归档标识的电子文件按载体和文件类别代码进行相对集中分类组织存储载体。

(二)归档电子文件以件为单位进行整理，整理方法按国家档案局有关规则进行。

(三)电子文件的分类方案按本校制定的《湘潭理工学院档案归档范围和保管期限表》编制实体分类号。

(四)把通过分类的电子文件按存放载体编号重新排列，将必要著录项目输入计算机数据库内，编制机读目录和简要的检索工具；其基本著录项目为：序号、题名、责任者、文号、文件形成时间、全文标识、实体分类号、电子文档号(盘号及件号)、密级、保管期限、硬件和软件环境等著录内容；归档电子文件的著录应符合国家档案著录规则基本要求。

第四章  归 档

第八条 归档范围：

电子文件的归档范围参照本校制定的各单位纸质文件归档范围。此外，还有各单位形成的有重要参考利用价值的数据库文件和相关软件、数字化的视频文件、音频文件、CAD图形文件等，具体内容如下 ：

（一）文本类

1.党政管理类属纸质档案归档范围的电子文件；

2.教学类纸质档案归档范围中形成的电子文件；

3.科研类纸质档案归档范围中形成的电子文件；

4.出版物类纸质档案归档范围中形成的电子文件；

5.各单位产生的其他有归档保存价值的电子文件。

（二）数据库及相关程序类

各单位确认有归档保存价值的数据库及其管理软件。

（三）多媒体类

1.新闻中心摄录的并已数字化的全校重大活动录像及校内新闻盘片。

2.各单位形成的有保存价值的已数字化的录音、录像盘片。

3.各单位制作的有保存价值的宣传用多媒体演示系统、文稿等，如各种人物事迹、专题事件或教学科研成果介绍等多媒体演示系统。

（四）网页类

学校和各单位制作的网页上属纸质档案归档范围的网页内容全文、报表及数据库等。

（五）图形、图片类

1.学校各部门用数码相机拍摄或扫描的有归档保存价值的重要活动或人物照片；

2.学校各部门举办展览或出版的画册用计算机排版定稿后的电子版；

3.学校建筑物基建图纸的CAD文件及CAD图形制作软件。

第九条 归档程序：

（一）电子文件归档可采取两种方式进行：利用学校档案网络管理系统进行逻辑归档；在系统以外形成的电子文件利用安全、有效的介质定期进行物理归档。

（二）电子文件承办人向本单位电子文件管理员及时移交电子文档。

第五章  移 交

第十条 电子文件的形成部门一般应在移交纸质档案时一并移交电子文档；对于专项工作的电子文档，待专项工作结束后及时进行移交；数据库文件是否移交，由各相关单位视情况确定。

第十一条 档案馆接收归档的电子文件时，需检验如下项目：载体有无划痕，是否清洁；有无病毒；核实归档电子文件的真实性、完整性：核实登记表、软件、说明资料等是否齐全；对特殊格式的电子文件，应核实其相关的软件、版本、操作手册等是否完整。

第十二条 凡检验不合格的，应及时退回形成单位，要求重新进行制作；待整改完善再次进行移交时，应再次按照要求重新进行检验；检验合格的，填写《湘潭理工学院文件材料移交目录》，备注电子文件，以及文件大小、格式，双方签字盖章，一式两份，一份交电子文件形成单位，一份由档案科保存。

第十三条 对保密性强的电子文档，是否移交，采取何种方式移交，由责任单位商档案馆确定。

第六章  保 管

第十四条 档案馆接收归档电子文件后，可再复制一套，一套进行封存保管，另一套供查阅利用。

第十五条 接收入库的电子档案，每两年抽检一次，抽检率不低于10％，发现问题需及时采取抢救性恢复措施。

第十六条 随着计算机技术和设备的发展更新，设备环境更新时应确认库存载体与新设备的兼容性；如不兼容，应进行归档电子文件的载体转换工作；库存电子档案要在完整性、准确性有保障的前提下，同步转换更新复制；复制或补救新版后，原载体仍需保存三年。

第十七条 保管的归档电子文件要采用专门的保护设备和保护技术手段，一般应直立存放于防磁、防光、防尘、防有害气体的装具中，温度控制在17℃-20℃，相对湿度控制在35％-45％，并远离强磁场。

第十八条 电子文件的保管期限参照国家、教育部有关规定执行；超过保管期的电子档案销毁，需请有关部门会同档案部门审核，编制销毁清单，当场销毁，参与销毁人员签字备案。

第七章  其  他

第十九条 本办法由校办档案科负责解释。

第二十条 本办法自发文之日起试行，如有与上级管理规定不一致之处，以上级规定为准。