关于开展2025年度学校档案归档工作的通知

全校各单位：

为贯彻落实《普通高等学校档案管理办法》（教育部令第27号）精神，进一步提升学校档案管理规范化水平，确保档案资料的完整与安全，现就2025年度档案归档工作相关事项通知如下：

一、归档范围

凡在2025年1月1日至12月31日期间，学校在党群、行政、教学、科研、学生、新闻、基建、财务、人事、招生就业等各项工作中形成的具有保存价值的文件材料以及其他载体（如：照片、光盘、磁盘、电子文件等）和实物（证书、奖牌、奖杯、奖状、锦旗、光荣册等）均属于本次归档范围。

二、归档时间

请各单位（部门）务必于2026年3月25日前完成相关材料的整理与移交工作。

三、归档要求

1.请各单位（部门）按照学校档案管理规定，及时做好归档材料的整理、立卷和移交工作。档案材料的形成应严格遵循“谁立卷、谁负责”的管理原则，确保归档材料的真实性、完整性、可用性、安全性和时效性。

2.各单位（部门）负责人和兼职档案员具体负责本单位（部门）档案归档工作。在归档资料收集整理过程中，要切实履行工作职责，做到应归尽归，重要工作、重大活动、重要事项等不遗漏。

3.归档材料原则上需是原件，其中，合同、协议材料必须为原件或正本；照片类档案需附有文字说明并移交光盘或电子图片（原图）；奖牌、奖杯等实物需附有简要的文字说明。

4.归档的文件材料，纸张规格为A4大小，文档格式需规范，签字盖章要齐备，不得用铅笔、普通圆珠笔、水彩笔书写。

四、注意事项

1.各单位（部门）在档案移交前，请填写《湘潭理工学院文件材料移交清单》（附件1），打印一式两份，与整理的档案（不要装订）一并移交至档案科（1教308）。

2.在移交档案时，交接双方核对无误后，办理移交手续，并在《湘潭理工学院文件材料移交清单》上签字，各执一份存档。

3.各单位（部门）在整理档案过程中，如遇问题，由校办档案科提供业务指导服务。

五、考核评价

学校将根据档案整理情况对各部门进行考核评价，具体标准详见附件2。

特此通知。

                        湘潭理工学院学校办公室

2026年1月7日

附件1：湘潭理工学院文件材料移交目录

附件2：湘潭理工学院档案工作考核评价表